5月1日晚8点，基础教育学院召开教学档案材料电子化工作线上部署会，学院督导组组长谷颖、各部室主任、以及学院督导专员参加了此次会议，院长孙边旗出席了会议。会议由学院副院长张永明主持。

会上，张永明首先强调了教学档案电子化的紧迫性和重要性，指出这是教学审核评估线上审阅教学档案材料的要求，同是也是顺应时代发展潮流、推动教学档案管理的数字化转型，提高工作效率和提升教学管理质量的必然要求。

随后，张永明结合教务处对此项工作要求，介绍了学院教学档案电子化的工作方案，包括具体的实施步骤、时间安排（5月11日下班前全体教师完成个人教学档案材料电子化工作）。同时，还对相关技术要求和操作规范进行了讲解，各部室教学督导专员牵头负责、部室主任和部室核心组主要参与共同做好本部室教学档案材料电子化工作，确保各项工作顺利推进。

在讨论环节，与会人员积极发言，就方案要求中可能遇到的问题进行了深入探讨。

最后，院长孙边旗要求各部室要高度重视此项工作，明确责任分工，加强协作配合，适量采购快速扫描仪等硬件设备，以确保教学档案材料电子化工作按时、高质量完成。